Google Calendar es la aplicación de Google que te permitirá tener siempre a mano toda tu agenda para no olvidarte de nada. Sigue leyendo para descubrir todo sobre Google Calendar funciones y beneficios para tu empresa.
Principales funciones y beneficios
Google calendar no es una simple agenda, sino que cuenta con funciones que hacen de esta, una aplicación muy útil para trabajar en equipo y organizar el trabajo en tu empresa. Las principales funciones son:
Añadir diferentes calendarios.
Es decir, puedes tener varios calendarios dentro de google calendar. Esto es muy práctico si, por ejemplo, quieres distinguir entre elementos personales (cumpleaños, cenas con amigos, etc.) y elementos profesionales (reuniones, presentaciones, eventos y demás). Para crear nuevos calendarios hay que hacer clic en la flechita al lado de “Mis calendarios”, en la barra lateral izquierda, y elegir la opción “Crear un calendario”. Si además le asignas a cada uno un color diferente, serán mucho más fáciles de gestionar.
Compartir calendarios con otras personas.
Desde la lista de “Mis calendarios” en la barra lateral izquierda puedes compartir cualquiera de tus calendarios, haciendo clic en la flechita de su lado y seleccionando la opción correspondiente. Desde el menú de Configuración, en la pestaña “Calendarios”, también puedes compartir cualquiera de tus calendarios haciendo clic en la opción de “Compartir”.
Añadir tareas.
La aplicación Google Calendar también incluye una utilidad integrada de Tareas que puedes usar para anotar todas aquellas cosas pendientes de hacer. Para activarla, haz clic en la opción “Tareas” bajo la lista de tus calendarios, en la barra lateral izquierda. Se añadirá un nuevo panel a la derecha del calendario donde podrás ir añadiendo tareas a tu lista, y si éstas tienen fecha de cumplimiento, aparecerán también integradas en el calendario.
Encontrar hueco para una reunión o para hacer algo todo el equipo.
Otra de las ventajas de Google Calendar es que intenta echar una mano con esto gracias a su función “Encontrar un hueco”, que verás en una pestaña aparte en la página de crear nuevo evento. No tienes más que añadir a los asistentes necesarios para el evento (en el campo de “invitados”) y tendrás sus calendarios a la vista para facilitarte la tarea de encontrar el momento idóneo para todos.
Añadir un nuevo evento.
Haciendo clic en el día en cuestión y rellenando el campo de título que aparece. Si quieres añadir más detalles, como la hora o algunas notas personales, puedes hacerlo añadiendo el evento con un clic en el botón “Crear”.
Cada tarea o evento de un color.
Para mejorar tu organización Google Calendar permite que puedas añadir un color concreto a cada evento que creas, algo que te puede ayudar a crear tu propio código de colores y poder hacerte una idea de cómo tienes el día con sólo echar un vistazo rápido al calendario.
Recibir un email cada mañana.
Podrás recibir un correo con todas las citas programadas para ese día, y así tener tu agenda ya lista nada más empezar la jornada. Para conseguirlo, coloca el ratón encima del calendario del que quieres recibir avisos, en la barra lateral izquierda, y haz clic en la flechita que aparece al lado. Elige “Editar notificaciones”, y luego, en la nueva ventana que carga, selecciona la opción “Agenda diaria”.
Incluir calendario en tu web personal.
En la sección “Detalles del calendario”, encuentras otra opción que puedes ser también interesante: la de incrustar tu calendario en tu blog o tu web personal, con posibilidad de personalizar su color, tamaño y otras opciones.
Establecer objetivos.
Para acceder a esta función tienes que pulsar el botón +de añadir eventos y elegir la opción Objetivo, que te aparecerá junto a las de Evento y Recordatorio.
Adjuntar archivos en el calendario.
Cuando estás creando o editando un evento, Google Calendar también tendrá una opción llamada Adjuntar archivo. Con esto, podrás añadir archivos al evento que puedes subir desde tu móvil o añadir desde Google Drive. Con esto, por ejemplo, si tienes una reunión podrás compartir con el resto de asistentes documentos relacionados con ella.
Al integrar Google Calendar a tu actividad diaria generarás seguridad y confianza, y notarás como disminuye el nivel de estrés al tener todo más organizado y planificado.
Ahora que ya conoces Google calendar las funciones y beneficios para tu empresa… ¿a qué esperas para utilizarla?
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¡Hasta pronto!